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¿Cómo hacer un presupuesto?



La confección de un presupuesto es uno de los pasos claves para cualquier empresa, principalmente si los productos o servicios que ofrece no tienen precios cerrados.



Tanto sea hacer un presupuesto online o de la manera tradicional, los elementos que incluyen y los factores a tener en cuenta son los mismos.



Además el presupuesto suele ser una de las primeras impresiones que se lleve el potencial cliente de la empresa, ya que los tiempos, prolijidad, claridad y profesionalidad del mismo darán la primera impresión del nivel de responsabilidad y compromiso que tenemos con nuestro trabajo.



Si bien el precio es uno de los protagonistas a la hora de tomar la decisión de contratar o no, la confección del presupuesto puede jugar un factor importante. Puede que nuestro presupuesto no sea el más bajo, pero si en él demostramos nuestra experiencia y sabemos implementar técnicas de marketing correctas, podremos hacer que nuestro presupuesto sea más atractivo para el potencial cliente.



Para elaborar el presupuesto se han de tener en cuenta 4 factores:



   •  total de gastos

   •  horas de trabajo

   •  recursos consumidos

   •  margen de ganancia

¿Qué debe incluir el presupuesto?



El presupuesto debe ser conciso, claro y detallado. Lo importante del presupuesto es que el cliente tenga en claro exactamente en qué consta el producto o servicio, y qué es lo que está pagando.



Los elementos claves que debe incluir el presupuesto son:



   •   Datos de le empresa o persona prestadora de servicios: corresponde a los datos de la persona o empresa responsable del presupuesto, quién prestará el servicio. Los datos solicitados son el nombre o razón social, el NIF o CIF, el domicilio fiscal, teléfono, correo electrónico y otros datos de contacto.


   •   Datos del cliente: Deberá constar los datos del cliente, ya sea el nombre de una persona o el de una empresa, domicilio y CIF o DNI.


   •   Concepto: En esta sección se detalla exactamente cuáles son los productos o servicios que se están presupuestando. Incluye además las horas de trabajo, materiales utilizados, contratación de servicios de terceros, licencias, etc.


Además se deben incluir en el concepto la cantidad de unidades en caso de bienes materiales, el coste unitario y el coste total.



   •   Importe: Incluye el coste total del presupuesto desglosando el valor neto, el porcentaje de IVA correspondiente que aplica, su importe y el valor total de la suma del valor neto + IVA.


   •   Modo de pago: En este caso se deberá aclarar si se requiere entrega de seña o de adelantos previos a la prestación del servicio o entrega del producto. Generalmente esto se solicita cuando los trabajos presupuestados requieren de compra de materiales, contrataciones de terceros, pago de licencias o aranceles, etc.


   •   Plazo de entrega: En este punto se aclara el proceso de prestación del servicio, principalmente si su realización de realizará a plazos o incluye varios días/semanas/meses, etc. Es importante considerar y pensar este punto con criterio ya que luego para asegurarnos de ofrecer plazos reales.


   •   Garantías y soporte técnico: Este es un elemento que presentará un valor agregado y nos permitirá destacarnos de la competencia. Aquí deberemos aclarar los tiempos de garantías y, si se incluye servicio técnico, durante cuánto tiempo y los costes en caso de tenerlos.


   •   Condiciones legales: Aquí puedes incluir clausulas como por ejemplo el plazo para aprobar el presupuesto, o todo aquello que consideres necesario para evitar reclamaciones futuras.

Es importante que al hacer un presupuesto nos tomemos el tiempo necesario para su confección ya que representa un documento legal que en caso de ser aprobado por el cliente, debe ser respetado en cuanto al precio, tiempos y responsabilidades fijadas.



Cada sector comercial, empresa y cliente son distintos y tendrán necesidades distintas tanto a la hora de brindar información sobre el trabajo a ofrecer como por parte del cliente con las condiciones requeridas.



La experiencia y escuchar la respuesta del cliente luego de cada presupuesto son las mejores prácticas para ir mejorando, no sólo a nivel de la información brindada sino en cuanto a resultar más atractivos que la competencia.